O que é outsourcing de impressão?

Para iniciar este tema é necessário esclarecer que o outsourcing trata-se da terceirização de processos não estratégicos para uma empresa, para que a mesma possa se focar nas suas atividades principais e estratégicas. O Outsourcing é uma prática fundamental para o sucesso da gestão empresarial, possibilitando um crescimento de foco e rentabilidade para a empresa contratante. Essa atividade contribui para o melhor controle dos gastos e concede mais recursos humanos e tecnologia a empresa.

Como funciona o outsourcing de impressão

Outsourcing de impressão é a terceirização de todo o processo com impressão e cópias de uma organização. Este conceito é uma nova tendência e vem crescendo cada vez mais no ramo empresarial. Baseando-se nessa modalidade inteligente, aumentamos o foco nos negócios e alcançamos resultados satisfatórios. O Outsourcing tem como principal finalidade reduzir os custos, permitindo a rentabilidade e a concentração nos seus principais investimentos de produção da empresa.

Segundo Gardner, 70% das empresas não sabem o quanto gastam com impressões, e essa problemática se dá justamente devido a falta de gerenciamento adequado e até mesmo pela falta de consciência dos colaboradores. Nesse caso, conhecer o ambiente de impressão, otimizar os equipamentos e processos para melhorar a produtividade, pode ser uma solução para reduzir custos gerais de suporte e dos processos da administração e de logística com impressão.

Quais são os objetivos de uma implantação de outsourcing de impressão?

·         Reduzir custos diretos e indiretos;

·         Manter as áreas de informática focadas com a atividade fim da empresa;

·         Atualizar de forma automática o parque de equipamentos e o treinamento da equipe;

·         Planejar melhor os gastos (despesas e investimentos) da empresa;

·         Conseguir maior objetividade na análise custos x benefícios;

·         Acompanhar a evolução tecnológica, oferecer soluções cada vez mais eficientes e que possibilite o crescimento da empresa.

Etapas de um projeto de outsourcing de impressão

Um projeto de outsourcing de impressão necessita de um trabalho orquestrado e planejado, que normalmente é dividido em cinco etapas bem definidas:

1º – Levantamento

Análise dos volumes de impressão e custos atuais com a produção de documentos e configuração do parque de impressoras.

2º -  Proposta

Elabora-se o projeto com a solução mais viável para sua empresa.

3º – Implantação

Instalação e configuração dos equipamentos e softwares.

4º – Treinamento

Conscientização  e treinamento dos funcionários sobre o processo de utilização, evitando assim o desperdício e minimizando o tempo de trabalho.

5º – Operação

Acompanhar e gerenciar serviços no ambiente de produção buscando evoluir e melhorar continuamente o processo de impressão.

Benefícios do outsourcing de impressão

Empresas que desfrutam do outsourcing como estratégia de negócio conseguem resultados eficazes em relação a sua produtividade e são, na maioria das vezes, bem sucedidas. Essas empresas adaptam-se melhor às mudanças que o mercado exige,  garantindo sua sobrevivência no cenário competitivo. Abaixo seguem alguns benefícios percebidos pelas empresas que contratam outsourcing de impressão:

·         Maior produtividade e eficiência;

·         Atualização tecnológica;

·         Qualidade e disponibilidade dos recursos de impressão;

·         Não imobilização de ativos;

·         Diminuição de TCO (Custo de propriedade);

·         Redução de fornecedores;

·         Manutenção e suporte padronizados;

·         Operação pró-ativa;

·         Aumento da velocidade de impressão;

·         Aumento da velocidade de processamento das impressoras;

·         Diminuição do tempo de impressão para a primeira página;

·         Atualização do parque de impressão;

·         Redução nos custos;

·         Gerenciamento de produtividade;

·         Levantamento e estudo do parque de impressões e seus respectivos custos.

O outsourcing de impressão é uma ótima saída para empresas que querem focar em suas atividades principais e receberem um nível de atendimento adequado a suas necessidades, no que se refere a impressão.