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      Era da digitalização


      Razões para Implementar

      Os dias de ter de arquivar milhares e milhares de documentos de papel por ano em arquivos gigantescos, que ocupam mais espaço do que a maioria dos escritórios tem disponíveis, está se tornando uma coisa do passado. O motivo? O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED — é capaz de substituir armários contendo arquivos gigantescos, mas esta não é sua única vantagem. Com o GED, seu negócio terá um aumento de produtividade e eficiência perceptível, reduzirá custos, será mais organizado, além de muitas outras vantagens.

       

      Diminua os custos diretos e indiretos (espaço e arquivos).

      O custo-benefício de implantar o GED pode ser visto tanto direto quanto indiretamente. Já foi mencionado como se livrar dos papéis pode salvar um monte de dinheiro em papel e produtos relacionados, mas você também pode reduzir os custos de outras maneiras. Digamos que você tenha um negócio que necessita de um uso relativamente intensivo de papel — um escritório ou setor de advocacia, por exemplo. Se um funcionário gasta uma hora por dia trabalhando com documentos, buscando, armazenando, organizando ou simplesmente andando pra lá e pra cá na sala de registros, isso equivaleria cerca de 250 horas por ano (assumindo cinco dias de trabalho por ano). Se o funcionário custa R$ 20,00/hora, são R$ 5.000 por ano gasto somente com um funcionário em tarefas simples que poderia ser eliminado entrando na era digital.

       

      Diminua o volume de papéis (sustentabilidade).

      O custo do papel pode aumentar rapidamente em um escritório ou órgão público, portanto mudar para arquivos digitais pode representar uma economia substancial em seu negócio. De acordo com o RegisteredRep.com, as empresas com faturamento anual entre R$ 700 mil e R$ 1,5 milhão podem economizar até R$ 60 mil por ano através da utilização do GED.

       

      Pense sobre o dinheiro economizado pela era digital: papel, tinta ou toner, armazenamento físico, manutenção de acervo e impressoras para não mencionar o tempo gasto pelos funcionários na localização de arquivos. Como você pode ver, reduzindo a quantidade de papel utilizado, poderá criar um efeito cascata sobre a lucratividade da empresa. Colocando a economia gerada de lado, uma empresa sem papel é certamente também uma empresa amiga do ambiente.

       

      Tenha cópias imediatas de documentos sem retirá-los do arquivo.

      Ter a capacidade de compartilhar documentos de maneira fácil e rápida no ambiente de trabalho traz um valor inestimável para qualquer empresa. Visualizar qualquer documento em um clique do mouse pode acelerar muito o fluxo de trabalho, e isso permite aos funcionários compartilhar, enviar e receber dados em uma fração de tempo menor do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos em papel. O GED acelera exponencialmente o processo de compartilhamento e colaboração, o que nos leva para o próximo benefício.

       

      Garanta a integridade dos arquivos durante muitos anos sem perda de imagens.

      Através da digitalização de todos os documento, estes poderão ser armazendos em um servidor por vários anos conforme a necessidade da sua empresa, isso garante a integridade dos dados e documentos para futuros acessos àqueles.

       

      Controle de acesso para dados confidenciais.

      O software Gtecno apresenta várias camadas de segurança para manter os dados corporativos sob absoluto sigilo e proteção. O GED torna-se a opção mais segura disponível para qualquer empresa. Na maioria dos casos, é ainda mais seguro que o armazenamento de documentos e de dados localmente (veja GED On Demand). Além disso, seus dados estão protegidos contra falhas do servidor ou faltas de energia, porque existem medidas de backup para proteger contra quaisquer tipos de falha física e lógica.

       

      Tenha rápido e fácil acesso a dados para tomada de decisões.

      Localizar e compartilhar um documento com o GED leva uma fração do tempo se comparado à maneira antiga, portanto é inevitável o aumento da produtividade e eficiência dos colaboradores. O tempo gasto na procura de documentos em arquivos físicos é eliminado, e isso libera mais tempo para que os funcionários trabalhem em outras atividades. Com o GED, todos os documentos da empresa são armazenados digitalmente em um único lugar, tornando-o facilmente acessível de qualquer computador com acesso à Internet.