Este artigo aborda assuntos relacionados à como selecionar a impressora adequada para comprar ou alugar na sua empresa, tipos de impressoras existentes no mercado, suas resoluções e por fim o volume de impressão. Com as grandes diversidades de modelos que o mercado oferece, são muitas as dúvidas que aparecem no momento de comprar ou alugar uma impressora ou multifuncional.

Decisão

Escolher entre impressoras a laser ou a jato, multifuncional ou não, colorido ou preto e branco, são fatores cruciais para sucesso do equipamento na empresa. O ideal é realizar um levantamento da necessidade que a empresa tem antes de tomar alguma decisão. Sendo assim, não se pode levar em consideração apenas o custo do equipamento, mas também o custo por página e o volume a ser impresso. Não existe uma única impressora adequada para todas as realidades.

Tecnologia 

Antes de analisar as opções, é necessário decidir se a empresa irá optar por uma multifuncional ou não. Pois, algumas empresas necessitam de uma impressora que sirva também de scanner, fax e copiadora, mas se o objetivo for somente imprimir é aconselhável um equipamento somente com a função de impressão. Geralmente são mais baratas e a tendência é de dar menos manutenção.

Equipamentos Jato de tinta

Mais comuns, com custo menor de aquisição, e na maioria das vezes mais econômicas quando falamos de impressão colorida. Seus cartuchos de tinta são mais baratos do que os aparelhos a laser, mas imprimem menos páginas, são capazes de imprimir em velocidades altas, porém a apresentação do trabalho não é a mesma de uma impressora laser. Ótima opção para casa e pequenos escritórios, principalmente quando se precisa de cor. Possui tempo de secagem de tinta normalmente longo.

Equipamentos a laser

São indicadas para empresas que precisam imprimir um volume maior de páginas mensalmente. Os tornes são mais caros que os cartuchos dos aparelhos a jato de tinta, porém a secagem e fixação do toner é imediata. Uma das principais desvantagens é o fator que esse modelo de impressora gasta mais energia elétrica. De modo geral podem imprimir um volume mensal bem superior aos das jato de tinta.

Impressoras de cera térmica

Estas impressoras possuem grande qualidade de cor e são utilizadas para folders, banners, apresentações empresariais e para provas de cor (documentos e imagens de teste para inspeção de qualidade, antes do envio dos documentos para serem impressos em impressoras industriais offset).

Resoluções de impressoras

Observe qual é a resolução da impressora que você quer, pois ela pode ser de 600 dpi ou 1200 dpi. Quanto maior a taxa de dpi, mais nítidas são as impressões. Porém, os modelos de 600 dpi são suficientes para impressões de documentos de textos. Entretanto, caso necessite imprimir elementos gráficos e imagens, o mais adequado seria adquirir um equipamento com 1200 dpi ou maior.

Volume de impressão

Para empresas que precisam imprimir em maior quantidade e velocidade, as impressoras a laser são mais viáveis. Normalmente o custo por impressão é mais barato e a velocidade que ela imprime é maior do que as de jato de tinta. Existem modelos que imprimem documentos somente em preto, desse modo, pode diminuir significativamente os custos. Sendo indicados para ambientes de trabalhos como alguns escritórios, pois são os que geralmente não utilizam as impressões coloridas. Porém, para empresas que são do ramo gráfico, por exemplo, as que necessitam de impressões de banners, livros, revistas, entre outros, é indicado o uso das impressoras offset sendo elas  as mais adequadas. Pois, esses equipamentos são capazes de imprimir com qualidade e em grandes tiragens em vários tipos de papéis.

Deve-se ter em conta também o volume mensal (ciclo mensal) que a impressora suporta, pois ao exceder este volume mensal, certamente a impressora irá apresentar problemas mecânicos em pouco tempo.

É necessário verificar a qualidade da impressão desejada e a quantidade de documentos a serem impressos. Também é primordial comparar o consumo de energia elétrica, o custo dos cartuchos e o preço das impressoras. Esses procedimentos irão evitar custos desnecessários durante o dia a dia e economia no futuro. Lembre-se de calcular o custo por página impressa, pois se você só levar em conta o custo do cartucho, sem levar em conta o número de páginas que ele imprime poderá gastar mais do que imagina.